Cómo el Georgetown University Medical Center superó la ola de la pandemia
Linda Van Keuren, decana adjunta de gestión de recursos y acceso, explica por qué la biblioteca del Georgetown University Medical Center pasó de un acceso basado en IP al inicio de sesión único de OpenAthens y las ventajas que ello aportó, entre ellas ayudar al centro a superar la ola de la pandemia de COVID-19.
Reto
En 2016, la Dahlgren Memorial Library del Georgetown Medical Center sustituyó su solución de acceso basada en IP por el inicio de sesión único de OpenAthens.
La biblioteca presta servicio a las facultades de Enfermería, Medicina, Ciencias de la Salud y Posgrado en Ciencias Biomédicas de la Georgetown University, así como a un centro oncológico y un hospital. Todos ellos necesitan poder conectarse a la universidad de forma remota. Los estudiantes y el personal sanitario también utilizan herramientas de apoyo a la decisión clínica a las que con frecuencia necesitan acceder junto a la cama del paciente.
«Necesitan acceder a los recursos con gran rapidez, especialmente cuando se trata de la atención al paciente», afirma Linda Van Keuren, decana adjunta de gestión de recursos y acceso del Georgetown University Medical Center. «Y ese acceso debe proporcionarse de la forma más sencilla posible, porque necesitan llegar a la información de inmediato.»
El inicio de sesión único de OpenAthens ofrecía el potencial de proporcionar esa simplicidad.
Solución
«Teníamos varias razones para dar este paso», explica Linda. «Ofrecemos recursos y servicios orientados a mejorar la experiencia del usuario. Nuestro objetivo es integrar los recursos exactamente en el punto donde el usuario los necesita..»
OpenAthens Compass ofrecía el acceso integrado y optimizado que necesitaba la biblioteca. Además, aportaba ventajas en materia de seguridad.
«Queríamos proteger el acceso no solo a los recursos de la biblioteca, sino también al conjunto de los servicios institucionales», explica Linda. «Vincular el acceso a la identidad del usuario, y no a las direcciones IP, proporcionaba un mayor nivel de seguridad, especialmente porque en aquel momento había algunos ordenadores de acceso libre en la biblioteca que podían utilizarse sin autenticación adicional.»
Linda también pensaba que OpenAthens Compass ayudaría a la biblioteca a mejorar su modelo de adquisición de recursos. Según explica, antes de 2016:
Adquiríamos recursos para todo el campus. Por tanto, incluso revistas clínicas y libros electrónicos muy especializados estaban disponibles para cualquier persona del campus. Para gestionar mejor los fondos, queríamos limitar esos recursos clínicos a la comunidad del centro médico en lugar de ponerlos a disposición de todo el rango de direcciones IP del campus.
Ventajas y resultados
Experiencia de usuario optimizada
«Desde que implementamos OpenAthens [Compass] en 2016, hemos observado una experiencia de acceso mucho más fluida para nuestros usuarios», afirma Linda.
«Hemos podido incorporar Lean Library, que facilita el acceso a los recursos a texto completo. Además, promovemos entre nuestros usuarios el uso del botón SeamlessAccess. Ninguna de estas herramientas adicionales habría sido posible sin OpenAthens Compass y el inicio de sesión único. Con el paso de los años hemos reducido considerablemente los puntos de fricción.»
Desde que implementamos OpenAthens [Compass] en 2016, hemos observado una experiencia de acceso mucho más fluida para nuestros usuarios. Cuando nuestros usuarios inician sesión en los recursos de la biblioteca utilizan las mismas credenciales que emplean para todo lo demás en el campus.
OpenAthens Compass integra ahora los distintos sistemas de la biblioteca para permitir a los usuarios acceder al contenido y ha simplificado la autenticación. «Cuando nuestros usuarios inician sesión en los recursos de la biblioteca utilizan las mismas credenciales que emplean para todo lo demás en el campus.»
Seguridad
El departamento de sistemas de información de la universidad evaluó OpenAthens Compass para asegurarse de que sus prácticas cumplían las políticas de seguridad y gestión de datos de la universidad. «Lo superó con nota», afirma Linda.
La seguridad se reforzó al vincular el acceso al usuario y no a la dirección IP del hospital o de la universidad.
Valoramos enormemente que OpenAthens [Compass] complemente la seguridad que proporciona el equipo de sistemas de información de la universidad. Las descargas excesivas o los problemas de seguridad pueden investigarse mucho más rápidamente, ya que no trabajamos con un amplio rango de direcciones IP, sino con cuentas de usuario específicas.
Información basada en datos
Los datos agregados y anonimizados que proporciona OpenAthens Compass también han resultado muy útiles. «Utilizamos con frecuencia las estadísticas de OpenAthens. Informan a nuestro personal bibliotecario sobre cómo se utilizan nuestros recursos. Nos apoyamos en ellas para tomar decisiones sobre la gestión de la colección y para las conversaciones relacionadas con la financiación. Ahora puedo decir con certeza cómo se utilizan determinadas plataformas y qué tipo de usuario las utiliza.»
La decisión de implantar OpenAthens Compass y el inicio de sesión único también facilitó la transición al aprendizaje remoto que afectó a todas las bibliotecas durante la pandemia. Como todos los servicios de OpenAthens están en la nube, no había nada alojado en el campus y el personal disponía del equipo necesario para trabajar en remoto.
«La COVID nos demostró que podíamos adaptarnos con bastante rapidez para dar soporte a nuestros usuarios cuando ellos estaban en remoto y nosotros también.»
Lecciones aprendidas
La implantación de OpenAthens Compass fue un proyecto de gran envergadura. «Sabíamos que sería una migración lenta.», explica Linda.«No pretendíamos hacerlo todo de una sola vez.»
Cuando el acceso estaba basado en IP, algunos usuarios no conocían sus credenciales de acceso a la universidad.
«La migración a OpenAthens [Compass] fue una buena oportunidad para ayudar a los usuarios a familiarizarse con sus credenciales. Como habíamos realizado el cambio a OpenAthens [Compass] antes de la pandemia, ya conocían sus credenciales cuando todos pasamos a un entorno virtual », afirma Linda.
Para llevar a cabo con éxito este cambio fue necesaria una colaboración con el departamento de TI de la universidad, así como con OpenAthens y su socio comercial TDNet. «Participó mucha gente. Sin duda, fue un esfuerzo de equipo.»
Elegir a un socio comercial de larga trayectoria como TDNet para ayudarnos en la transición fue un factor clave para el éxito del proyecto. No habríamos podido hacerlo sin la experiencia y el apoyo de TDNet.