Extender el acceso seguro a los recursos de la biblioteca ayuda a la Auburn University a cumplir su misión fundamental

La Auburn University apoya activamente el aprendizaje permanente para toda la comunidad de Auburn, así como para los estudiantes, el personal y los antiguos alumnos. Garantizar que cada grupo tenga acceso seguro a los recursos adecuados de la biblioteca es esencial para la misión.

La Auburn University es una de las mayores universidades del sur de Estados Unidos, con unos 30.000 estudiantes y 10.000 empleados. Además de ser famosa por sus programas deportivos, también es un centro de excelencia académica. Cuenta con tres bibliotecas que albergan más de 7 millones de volúmenes, y desarrolla un programa plurianual para digitalizar sus recursos y apoyar los tres pilares de la misión de la universidad:

• Formar a su alumnado y prepararlo para la vida.

• Impulsar el desarrollo de la investigación y la producción científica.

• Facilitar la participación y las acciones de divulgación.

Facilitar el acceso a los recursos

Hasta 2024, la biblioteca gestionaba la autenticación mediante un servidor proxy alojado localmente. Aunque que los usuarios del campus no necesitaban iniciar sesión para consultar los sistemas de la biblioteca, los procesos de búsqueda de quienes lo hacían desde fuera no siempre eran fluidos.

La dirección decidió mejorar los procesos de autenticación y eliminar barreras al conocimiento implantando OpenAthens para bibliotecas (actualmente conocido como OpenAthens Compass).

Gracias a la colaboración con el equipo de expertos de OpenAthens, la migración se llevó a cabo sin comprometer el acceso de los usuarios de la biblioteca a los recursos.

Una parte clave del proceso consistió en identificar de qué datos personales disponía la universidad para clasificar a los usuarios en los cuatro grupos de usuarios previstos:

• Estudiantes, personal docente e investigador y personal administrativo.

• Personas externas que acuden presencialmente a la biblioteca.

• Antiguos alumnos.

• Grupos comunitarios, especialmente el Alabama Prison Arts + Education Project (APAEP).

Esta información permite al personal bibliotecario guiar a los usuarios hasta lograr un acceso seguro y fluido a los recursos que necesitan.

Estudiantes, personal docente e investigador y personal administrativo.

Este es, con diferencia, el grupo más numeroso y con mejor documentación. Utilizan sus credenciales institucionales para acceder a los sistemas de la biblioteca con un único inicio de sesión. Esto les permite acceder a todos los recursos de la biblioteca pertinentes sin tener que recordar ni introducir múltiples contraseñas mientras navegan. Inicio de sesión único, acceso total, infinitas posibilidades.

La biblioteca también recopila datos sólidos sobre el uso de los recursos por parte del profesorado, por asignaturas, etc., para planificar mejor las campañas de promoción y gestionar las suscripciones. (La información personal no se almacena en OpenAthens.) Decenas de miles de usuarios han realizado esta transición sin dificultades.

“La mayoría ni se dio cuenta del cambio. Fue un ‘y ya está’.” dice Rebekah.

Personas externas que acuden presencialmente

Este pequeño grupo es clave para la misión de divulgación de la universidad, y utiliza un terminal específico dentro de la biblioteca. No necesitan iniciar sesión: ese equipo les da acceso directo a todos los recursos habilitados.

Antiguos alumnos

Mejorar los servicios bibliotecarios para antiguos alumnos fue una parte importante del proyecto. Antes, para usar la biblioteca necesitaban su número de afiliación a la Asociación de Antiguos Alumnos, lo que dificultaba el acceso y limitaba su uso. Aunque la universidad solo dispone del nombre, el año de graduación y, a veces, una dirección de correo electrónico actualizada de cada antiguo alumno, esta información ha bastado para iniciar su incorporación a OpenAthens Compass.

Los antiguos alumnos no utilizan inicio de sesión único. En su lugar, siempre que es posible, se les envía un correo electrónico con una invitación para crear cuentas personales con una contraseña segura. Cuando detectamos que una dirección de correo es incorrecta o está desactualizada, avisamos a Auburn para que pueda actualizar sus registros. La biblioteca gestiona la lista de recursos para antiguos alumnos con facilidad gracias a los conjuntos de permisos de OpenAthens Compass.

Cada vez más antiguos alumnos están usando la biblioteca: más de 2.000 ya han creado cuentas personales.

APAEP

El programa APAEP ofrece oportunidades educativas a personas internas en centros penitenciarios de Alabama. Este grupo reducido de usuarios tiene acceso a un número limitado de recursos, y gracias a sus credenciales APAEP reciben directamente los permisos necesarios para consultarlos.

El primer grupo de alumnos acaba de graduarse en el programa APAEP. Esto demuestra el valor que aporta la Auburn University a la comunidad en general para cumplir su misión de ampliar y facilitar el acceso a la educación.

Lecciones aprendidas

El principal consejo para otras bibliotecas, según Clint Bellanger, desarrollador de software del equipo de bibliotecas, es “no querer hacerlo todo a la vez”.

También recomiendan:

• Colaborar con la Asociación de Antiguos Alumnos para enviar correos y responder sus dudas.

• Utilizar la pantalla de “¿de dónde vienes?” de Open Athens Compass a medida que crece la base de usuarios.

• Crear una sección de preguntas frecuentes sólida en la web de la biblioteca para reducir las consultas al personal.

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