University of Melbourne: una experiencia de usuario fluida y tranquilidad en materia de seguridad
Cómo OpenAthens Compass está permitiendo a la universidad número uno de Australia ofrecer una experiencia bibliotecaria fluida, segura y personalizada tanto dentro como fuera del campus.
Visión general
Las mejores universidades del mundo se construyen sobre los recursos que pueden ofrecer a sus estudiantes. En Australia, la University of Melbourne es la segunda universidad más antigua del país, ya que abrió sus puertas en 1853. Figura regularmente entre las 40 mejores universidades del mundo y actualmente está reconocida como la mejor universidad de Australia.
La responsable de descubrimiento de la universidad, Caroline Gauld, habló con nosotros desde su casa durante un periodo en el que la biblioteca permanecía cerrada debido a la pandemia de COVID-19.
La parte más utilizada de la biblioteca es nuestra amplia colección de aproximadamente 200 000 revistas electrónicas. Los indicadores de uso de las revistas electrónicas son muy elevados, con 10 millones de consultas a revistas electrónicas y 4 millones de consultas a libros electrónicos al año.
Caroline pudo facilitarnos algunos datos y cifras para explicar por qué la universidad se interesó por la autenticación federada.
Contamos con más de 50 000 estudiantes activos y alrededor de 8000 miembros del personal e investigadores. Como resultado, podemos tener hasta 75 000 cuentas activas en un mismo momento.
La biblioteca de la University of Melbourne se incorporó a OpenAthens en enero de 2020, justo antes de la pandemia mundial. A continuación, destacamos algunas de las principales ventajas obtenidas durante los primeros 18 meses tras la implantación.
Retos
Había dos objetivos principales detrás de la implantación de OpenAthens Compass en la University of Melbourne: mejorar la experiencia de los usuarios de la biblioteca y abordar los desafíos relacionados con la seguridad.
La biblioteca ya ofrecía interfaces personalizadas en el portal del estudiante y en el sistema de gestión del aprendizaje, aprovechando funciones como los cuadros de búsqueda integrados.
Sin embargo, querían ir un paso más allá, y una experiencia de usuario positiva también debía estar respaldada por una privacidad de los datos y una seguridad sólidas.
La biblioteca de la University of Melbourne utilizaba un servicio proxy basado en IP para permitir el acceso remoto a estudiantes y personal. El primer problema evidente era que los usuarios no podían mantener una sesión personal durante un periodo prolongado.
Además, aunque el sistema permitía el acceso anónimo, limitaba las funciones de personalización más demandadas, lo que daba lugar a problemas como el cierre automático de sesión mientras los usuarios accedían a los recursos y la ausencia de historial de sesión.
La expectativa de las personas cuando utilizan Internet es permanecer conectadas a sus sitios favoritos. Esperan una experiencia personalizada, así como la posibilidad de dejar algo a medias, volver más tarde y encontrarlo donde lo dejaron. Cuando el proxy no los reconoce o no mantiene la sesión iniciada durante un periodo prolongado, la experiencia resulta frustrante para los usuarios.
Caroline explicó que descubrió que muchos usuarios no acudían directamente al sistema de la biblioteca para buscar los recursos que necesitaban. En realidad, utilizaban motores de búsqueda.
«Cuando analizamos dónde iniciaban su investigación, comprobamos que más del 75 % empezaba en Google y Google Scholar.»
Era habitual que los usuarios comenzaran un nuevo proyecto en Google, tanto si eran investigadores como miembros del personal o estudiantes. Al llegar al recurso de información elegido, eludiendo los sistemas de la biblioteca, accedían a un sitio que no los reconocía como usuarios con la sesión iniciada.
Caroline quería ayudar a los usuarios a mantener el flujo de trabajo al que estaban acostumbrados y que preferían. Esto significaba buscar soluciones que no les obligaran a iniciar su investigación desde la biblioteca. Eso fue lo que llevó a Caroline a OpenAthens Compass.
Mientras tanto, el personal de TI tenía que hacer frente de forma habitual a problemas de seguridad, como accesos no autorizados, un proceso complejo y que consumía mucho tiempo.
Dado que incluso antes de la pandemia el 70 % de los recursos electrónicos ya se consultaban desde fuera del campus, era fundamental mejorar la experiencia de usuario y reforzar la seguridad.
Solución
La biblioteca de la University of Melbourne sustituyó el reconocimiento mediante proxy por la autenticación SAML de OpenAthens, proporcionando a sus usuarios un acceso federado fluido a sus suscripciones a recursos electrónicos desde cientos de plataformas de proveedores.
La implantación se desarrolló sin problemas y, en el plazo de dos meses, la universidad se convirtió en el mayor usuario de OpenAthens Compass del mundo. Al mismo tiempo, la pandemia obligó al cierre de los campus universitarios y el uso remoto de los recursos pasó del 70 % al 100 % prácticamente de la noche a la mañana. Los usuarios de la biblioteca de la University of Melbourne acceden a los recursos desde sus hogares repartidos por toda Australia, así como desde otros países como Singapur, China, Hong Kong, Indonesia, India y Nueva Zelanda. Solo en mayo de 2020, el personal y los estudiantes de la University of Melbourne accedieron a más de 800 000 recursos electrónicos desde 117 países.
La universidad está suscrita a más de 600 plataformas de recursos y más del veinte por ciento de ellas ofrecen acceso mediante inicio de sesión único, incluidas todas las plataformas más populares de revistas y libros electrónicos. Esto significa que más del 85 % del uso de los recursos electrónicos se realiza ahora mediante una conexión de inicio de sesión único, lo que garantiza que los usuarios de la biblioteca puedan acceder a las funciones de personalización durante la mayor parte de su uso de recursos electrónicos.
Ahora que el sistema ha tenido tiempo para consolidarse, ¿qué ventajas a largo plazo está experimentando la biblioteca?
Ventajas y resultados
Entre las ventajas específicas del acceso federado se incluyen el inicio de sesión único para las suscripciones de la biblioteca, una mayor seguridad y la tranquilidad de saber que es la biblioteca quien controla la divulgación de los datos personales.
En muchos sitios de suscripción, los usuarios tienen ahora acceso a su historial de navegación y búsquedas, y más de 600 proveedores de recursos electrónicos de referencia ya están configurados en OpenAthens Compass.
«Casi todos nuestros proveedores ya están configurados en OpenAthens. Más del 85 % de nuestro tráfico pasa por un punto de acceso federado. En lugar de utilizar el proxy y permanecer en el anonimato, nuestro personal y nuestros estudiantes utilizan los recursos como usuarios identificados.»
También explicó que, gracias al inicio de sesión único, los usuarios pueden acceder a la biblioteca utilizando las mismas credenciales que emplean para el resto de los servicios universitarios.
Los usuarios ahora pueden iniciar sesión una sola vez en cualquier sistema de la universidad y acceder de forma fluida a todas las suscripciones de la biblioteca sin tener que volver a autenticarse.
Además, ahora es posible establecer permisos para grupos de usuarios, algo que no era posible con la configuración anterior basada en proxy. Esto ha permitido a la biblioteca instalar quioscos de acceso para visitantes en sus distintas sedes y ofrecer también un portal de acceso remoto para antiguos alumnos. Ambos proporcionan acceso a conjuntos restringidos de recursos con licencias específicas para estos grupos de usuarios.
Asimismo, el mayor control sobre el acceso también ha reducido el número de incidentes de seguridad, lo que significa que el personal de la biblioteca y de TI dedica menos tiempo a resolver problemas relacionados con la seguridad. De hecho, la biblioteca ya no tiene que preocuparse por la seguridad, ya que esa responsabilidad recae ahora en el departamento de TI.
El impacto de la autenticación de OpenAthens Compass quizá se resuma mejor en la drástica reducción del número de incidencias notificadas en comparación con la época en que la organización utilizaba tecnología proxy. Anteriormente se abrían numerosos tickets de soporte cuando los usuarios intentaban acceder a los recursos que necesitaban o se detectaban problemas de seguridad. Hoy en día, el equipo de la biblioteca de la University of Melbourne gestiona solo una pequeña parte (un 10 % o menos) de los tickets de soporte que recibía antes del cambio a OpenAthens Compass en enero de 2020.
